ว่าด้วยเรื่องของ รูปแบบการจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน

การจัดโต๊ะประชุมหรือห้องประชุมนั้น ล้วนมีวิธีการ รูปแบบ และรายละเอียดที่แตกต่างกันมากมาย ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับสถานที่ที่ใช้ในการจัดประชุม ห้องที่ใช้ในการประชุม รวมถึงทรัพยากรที่จะใช้ในการประชุมนั้นด้วย ว่ามีมากหรือน้อยขนาดไหน แม้แต่ผู้เข้าร่วมประชุมเองก็เป็นสิ่งสำคัญ เราจำเป็นที่จะต้องจัดโต๊ะประชุมให้เข้ากันกับปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้ เพื่อให้ง่าย และสะดวกสบายต่อการประชุมของเรามากที่สุด 

วันนี้เราจะมาว่ากันด้วยเรื่องของการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบหนึ่ง นั่นคือรูปแบบห้องเรียน ซึ่งถือเป็นการจัดโต๊ะประชุมแบบที่ได้รับความนิยมอยู่พอสมควร จะมานำเสนอแง่ดีของการจัดโต๊ะประชุมแบบนี้ ลักษณะการจัดจะเป็นอย่างไร และมีข้อจำกัดอย่างไรบ้าง ไปดูกันได้เลย 

การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียนเป็นอย่างไร 

การจัดโต๊ะในลักษณะนี้ เหมาะสำหรับการจัดการประชุมที่เน้นการบรรยาย หรือมีการฉายภาพอยู่บริเวณบนจอข้างหน้า และเหมาะกับการที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก หรืองานที่จำเป็นต้องให้ผู้ฟังนั้นมีโฟกัสอยู่ที่พูดเพียงจุดเดียว ข้อดีของการจัดโต๊ะประชุมแบบนี้คือ สามารถที่จะรองรับผู้เข้าร่วมงานได้อย่างจำนวนมาก และไม่ทำให้รู้สึกอึดอัด นอกจากนี้ยังเป็นการที่จะสามารถให้ผู้เข้าประชุม มองเห็นผู้บรรยายได้อย่างชัดเจนแจ่มแจ้ง นอกจากนี้ การจัดโต๊ะประชุมแบบนี้ยังเหมาะกับการที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องจดบันทึก โดยอาจทำการวางกระดาษและปากกาเตรียมไว้สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมด้วย 

อย่าจัดโต๊ะและเก้าอี้แน่นจนเกินไป 

ระยะห่างเท่าไหนถึงจะเหมาะสมกับการจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียนนี้ ให้วาดง่าย ๆ ลองสังเกตดู หากมีคนที่เข้ามาภายหลังเข้ามาแล้ว คนที่นั่งอยู่ก่อนจะต้องขยับอยู่หลายครั้ง หรืออาจจำเป็นที่จะต้องจัดเอกสารหรือกระเป๋าใหม่ เพราะว่าแย่งพื้นที่กับคนที่นั่งข้าง ๆ หรือแม้แต่ลองสังเกตดู ว่าการพูดคุยระหว่างคนที่นั่งข้างกันมีเสียงรบกวน นี่เป็นสัญญาณแสดงว่า การจัดโต๊ะและเก้าอี้นั้นแน่นเกินไป พื้นที่ขนาดพอดีที่สุดที่จะสามารถนั่งประชุมได้อย่างสะดวกสบาย คือระยะประมาณ 1 เมตร 

ทางเดินระหว่างโต๊ะ 

การจัดห้องประชุมต่างๆ ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการจัดแบบสองแถวเรียงลงมาตามลำดับ ดังนั้น จำเป็นที่จะต้องจัดเรียงแบบที่เว้นทางเดินไว้ด้านข้างด้วย เพราะจะได้สะดวกเวลาเข้าออก สามารถเข้าออกได้ทั้ง 2 ทาง หากไม่ทำการเว้นพื้นที่ไว้เลย ผู้เข้าร่วมประชุมอาจจะต้องใช้ทางเดินตรงกลางทางเดียว เมื่อถึงเวลาพัก หรือเวลาเร่งรีบ อาจเกิดการติดขัดพอสมควรเลยทีเดียว ดังนั้น จะต้องจัดโต๊ะโดยเว้นที่ไว้ ให้เป็นทางเดินระหว่างโต๊ะได้ด้วย 

โต๊ะที่ใช้ประชุมจะต้องเพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วม 

แม้ว่าการจัดโต๊ะที่ใช้ในการประชุมบางครั้ง ทางผู้จัดการประชุมจะสำรวจ หรือได้รับการยืนยันถึงจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว แต่ให้คิดเผื่อในกรณีที่ว่า จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมนี้อาจจะเพิ่มหรือลดได้ตลอด ดังนั้น ผู้จัดการประชุมจะต้องคุยกับฝ่ายสถานที่ เพื่อที่จะสามารถยืดหยุ่นในเรื่องของจำนวนโต๊ะที่ใช้ในการประชุมได้ทันที 

น่าจะดี ถ้าการจัดโต๊ะมีความยืดหยุ่นสูง 

การจัดการประชุมในบางรูปแบบ แต่ละช่วงอาจจะมีการจัดโต๊ะคนละแบบกั้น อย่างในช่วงเปิดการประชุม อาจจะจัดโต๊ะแบบห้องเรียน แต่หลังจากนั้น อาจมีการจัดโต๊ะเป็นรูปแบบอื่นก็ได้ ดังนั้น พิธีกรจำเป็นที่จะต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทราบ เพื่อสามารถที่จะเก็บของหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องติดตัวไว้ เพราะเมื่อทำการเปลี่ยนโต๊ะ หากการประชุมนั้นมีผู้คนจำนวนมากอาจทำให้เกิดปัญหาหรือความวุ่นวายได้ อาจเกิดข้าวของหรือเอกสารเสียหายอีกด้วย การมีความยืดหยุ่นสูงในการจัดรูปแบบโต๊ะการประชุมถือว่าเป็นสิ่งที่ดี จะอำนวยความสะดวกให้กับการประชุมนั้นมากเลยทีเดียว 

ขอบคุณข้อมูลดี ๆ จาก https://ofisu.co.th/%e0%b9%82%e0%b8%95%e0%b9%8a%e0%b8%b0%e0%b8%9b%e0%b8%a3%e0%b8%b0%e0%b8%8a%e0%b8%b8%e0%b8%a1/